Homeoffice – Die neue Zukunft?

Die Zahl der Unternehmen, die sich in diesen Tagen mit dem Konzept des Homeoffices auseinandersetzen, nimmt kontinuierlich zu. Immer mehr Firmen, aber auch Mitarbeiter in verschiedenen Sparten der Unternehmen erkennen die Chancen, die mit der Arbeit daheim einhergehen. Gerade für Familien bietet das Homeoffice die Chance einer besseren Vereinbarkeit zwischen Beruf und Kind. Der kontinuierliche Ausbau des Homeoffices wird vor allem durch die voranschreitende Digitalisierung der Branchen und Unternehmen möglich.

Homeoffice bietet Chancen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Sowohl für die Unternehmen als Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter bietet das Homeoffice erhebliche Vorteile und Chancen. Betriebe können durch die vermehrte Inanspruchnahme dieser Lösung Kosten sparen. Dies zeigt sich gerade auf Ebene der Büroräume, die so deutlich kleiner ausfallen können. Darüber hinaus bietet das Homeoffice eine erhebliche Zeitersparnis, denn die zeitaufwendigen Wege zur Arbeitsstätte und nach Hause entfallen. Vielen Arbeitnehmern fällt es damit leichter, die eine oder andere Überstunde hinzunehmen.

Ein weiterer Punkt, der das Homeoffice gerade für Arbeitgeber attraktiv macht, ist die Verfügbarkeit von Fachkräften. In vielen Branchen herrscht ein ausgeprägter Fachkräftemangel. Für Unternehmen wird es immer schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden. Sind die potenziellen Mitarbeiter dann nicht dazu bereit, umzuziehen, scheiden bei der Besetzung offener Stellen viele potenzielle Spitzenkandidaten frühzeitig aus. Gerade dieses Problem könnte mittelfristig durch das Homeoffice gelöst werden.

Für Arbeitnehmer bietet sich die Chance mit dem Homeoffice Kinderbetreuung und Arbeitszeit gleichermaßen flexibel zu lösen. So können auch dann Aufgaben erledigt w

erden, die beispielsweise im Falle eines kranken Kindes im Büro eigentlich liegen bleiben würden.

Homeoffice setzt Übung und Disziplin voraus

Die Vorteile, die mit dem Homeoffice einhergehen, sind aber nur eine Seite. Dieser stehen wiederum erhebliche Herausforderungen gegenüber, denn das Arbeiten von Zuhause aus will gelernt sein. So setzt es nicht nur Übung, sondern auch ausreichend Disziplin voraus. Insbesondere im Homeoffice ist es nicht immer leicht, wirklich konzentriert die Aufgaben zu bewältigen. Wer zum ersten Mal ins Homeoffice wechselt, lässt sich von Spül- und Waschmaschine häufig rasch ablenken. Die zur Verfügung stehende Zeit wird also nicht effektiv genutzt.

Auch für die Arbeitgeber geht Homeoffice mit einem gewissen Umdenken einher. So ist mehr denn je Vertrauen ins das eigene Team gefragt. Gleichzeitig müssen Unternehmen natürlich alles dafür tun, dass die technischen und digitalen Voraussetzungen für die Arbeitnehmer realisiert werden. Nur mit der richtigen Technik ist trotz Homeoffice ein guter Austausch zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung möglich.

Eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander und mit der Geschäftsführung ist aber nur eine von vielen Aufgaben. Insbesondere an die Projektorganisation und Durchführung stellt das Homeoffice ganz neue Herausforderungen und setzt von den Unternehmen ein grundlegendes Umdenken voraus. Vor allem agile Arbeitsmethoden erobern damit kleine und mittelständische Betriebe. Es ist noch gar nicht so lange her, da beschränkte sich die Option im Homeoffice zu arbeiten, vorrangig auf Führungspositionen.

Mobiles Arbeiten in anderen Ländern teilweise schon selbstverständlich

Während Deutschland hier noch erste vorsichtige Schritte macht und in einigen Regionen vor allem durch den fehlenden Breitbandausbau ausgebremst wird, sind virtuelle Geschäftsmodelle in anderen Ländern selbstverständlich. Einer der internationalen Vorreiter sind hier die USA. Es gibt erste US-Unternehmen, die an der Börse gelistet sind, im Grunde aber kein wirkliches Büro haben, da alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.

Unternehmen, die weitgehend auf das klassische Büro verzichten und stattdessen auf das Homeoffice setzen möchten, brauchen vor allem eins eine gute digitale Basis. Durch Projektmanagement-Software und Cloudlösungen sind ein intensiver Austausch und eine effektive Projektarbeit möglich.

Häufig verändert die intensive Nutzung des Homeoffices nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch das Betriebs- und Arbeitsklima. So werden Hierarchien flacher und unabhängig von der genauen Position und Führungsrolle treten die Mitarbeiter im Team auf. Insbesondere flache Hierarchien regen einen intensiven Austausch an und motivieren auch ohne den gemeinsamen Austausch in der Firma. Doch auch in den Unternehmen, die scheinbar nur auf virtueller Ebene existieren, setzen die Geschäftsleitungen häufig auf persönliche Treffen mit den Kollegen. Diese finden meistens im Abstand von mehreren Wochen statt.

Ganzheitliche Konzepte sind wichtigste Voraussetzung

Damit das Homeoffice nicht nur an vereinzelten Tagen, sondern vor allem als Arbeitsmodell der Zukunft funktioniert, sind ganzheitliche Konzepte erforderlich. So setzt die Arbeit an vollkommen verschiedenen Standorten und mit digitaler Basis eine neue Unternehmenskultur voraus.

Eine wichtige Basis für ein funktionierendes Homeoffice ist der Austausch von Führungskräften und Mitarbeitern. Dies ist beispielsweise durch regelmäßige E-Mails, aber auch durch verschiedene Telemedien, Collaboration-Software und Telkos möglich. Wichtig ist dabei immer, dass Unternehmen auch offen für eher unkonventionelle Nutzungsformen sind.

Homeoffice bedeutet aber nicht nur, dass ausschließlich schriftlich kommuniziert wird. Mindestens genauso wichtig sind Videokonferenzen und Telefonate, die ein wichtiger Bestandteil des kommunikativen Arbeitsalltags sein müssen.

Technische Ausstattung ist wichtige Basis für ein gutes Homeoffice

Ein weiterer Punkt, der für den Erfolg des Homeoffices entscheidend ist, ist die technische Ausstattung der Mitarbeiter. So reicht es nicht aus, wenn die Mitarbeiter lediglich einen durchschnittlichen Laptop an die Hand bekommen. Stattdessen müssen Unternehmen ihnen eine möglichst leistungsstarke Büroausstattung an die Hand geben. Hierzu gehören neben PC oder Laptop vor allem mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet, aber auch Drucker, Headset und Scanner. Weiterhin sollte auf eine gute Videoausstattung gesetzt werden.

Vor allem bei der technischen Ausstattung der Homeoffice-Arbeitsplätze geht es darum, die Mitarbeiter nicht allein zu lassen. Die Übernahme der Kosten ist aber nur eine Form der Unterstützung. Ebenso wichtig ist es, den Mitarbeitern bei der Einrichtung des Equipments zu helfen. Um unnötige Zeitverzögerungen zu vermeiden, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter intensiv in die Funktionen und Handhabung der Software einzuarbeiten. So lassen sich unnötige Zeitverluste vermeiden.

Tipps fürs Homeoffice: Angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Die technische Grundausstattung ist nur eine Grundlage für ein effektives Arbeiten im Homeoffice. Darüber hinaus kommt es auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre an. Auch im Homeoffice sollte unbedingt auf gute Ordnungssysteme, Effizienz und eben auch auf ein angenehmes Raumklima geachtet werden. Gerade Smart Home Konzepte mit innovativer Raumsteuerung bieten hier ganz neue Möglichkeiten. Studien zeigen, wie sich die Raumtemperatur auf die Effizienz der eigenen Arbeit auswirkt. Ist es zu heiß, ermüdet der Körper schneller und das Leistungsniveau sinkt. Dabei gilt es gerade bei der Raumtemperatur das individuelle Empfinden nicht außer Acht zu lassen. Neben der richtigen Raumtemperatur kommt es vor allem auf regelmäßiges Lüften an.

Eine der größten Herausforderungen im Homeoffice besteht darin, Ablenkung zu vermeiden. Diese ist gerade bei der Arbeit zuhause präsenter als im externen Büro. Um unnötige Ablenkung zu unterbinden, muss zunächst ein ruhiger Arbeitsplatz gesucht werden. Wer dauerhaft im Homeoffice arbeiten möchte, sollte dies keineswegs am Küchentisch tun. Stattdessen gehört der Schreibtisch am besten in einen separaten Raum.

Auch der Tag im Homeoffice braucht eine möglichst gute Planung. Hier geht es zunächst darum, sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen, um diese dann unter Berücksichtigung der Priorität zu planen. Dabei kann es gerade für Homeoffice-Einsteiger hilfreich sein, feste Tageszeiten für die einzelnen Aufgaben vorzusehen.

So wichtig wie ein effizientes Arbeiten sind Pausen. Der Körper braucht kurze Verschnaufpausen, um neue Energie zu tanken. Die Pausen sollten sich täglich möglichst zur gleichen Uhrzeit wiederholen. Dies sorgt für Planbarkeit und Regelmäßigkeit. Allerdings ist es wichtig, Pausen erst dann einzulegen, wenn auch bereits größere Aufgaben erledigt sind.

Abstand zum Job ist wichtig. Gerade im Homeoffice geht dieser doch schneller verloren als gewünscht. Häufig reicht schon die Mittagspause im Restaurant in der Nähe aus, um die Arbeit tatsächlich für einen Moment zu vergessen und die nächsten Aufgaben wieder motivierter anzugehen. Eines darf im Homeoffice ebenso nicht vergessen werden: Der Mensch ist ein soziales Wesen. Aus diesem Grund dürfen Kontakte zu anderen auch bei der Arbeit zuhause nicht fehlen.