Mängelerfassung – Schnell und einfach mit der passenden Software

Eine der größten Herausforderungen der Baubranche ist die anstehende Digitalisierung. Bisher sieht es auf vielen Baustellen so aus, dass im Laufe des Bauprozesses Mängel und Änderungen auf Merkzettel geschrieben werden, die dann die zuständigen Bauleiter, Architekten oder Gewerke nur mit einiger Verzögerung erreichen. In manchen Fällen gehen sie auch unterwegs verloren. Echte Transparenz über alle noch anstehenden Aufgaben oder Mängel? Fehlanzeige! Zudem müssen Bauleiter viel Zeit in Vor- und Nachbereitung stecken und Aktenberge von Baustelle zu Baustelle schleppen.

Was ist ein Baumangel und wann verjährt dieser?

Nach der Definition des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) stellt ein Baumangel eine Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit eines Werkes oder Gebäudes dar. Erweitert wird dies durch den Zusatz der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). Danach liegt ein Baumangel vor, wenn das Bauwerk nicht den anerkannten Regeln der Technik entspricht. Baumängel verjähren nach dem BGB nach fünf und nach der VOB nach vier Jahren. Das Zeitfenster ist somit verhältnismäßig klein, bedenkt man, dass das neu gebaute Eigenheim doch ein Leben lang bestehen soll.

Das sind die häufigsten Baumängel

Zu den häufigsten Baumängeln gehören fehlerhafte Dächer, dicht gefolgt von Decken und Fußböden sowie Wände und auch Haustechnik. Um Baumängel schnell ausfindig machen zu können, greifen immer mehr Bauherrinnen und Bauherren auf Baugutachter oder Sachverständige zurück, die die Objekte in regelmäßigen Abständen während der Bauphase auf- und untersuchen. Es stellt sich jedoch die Frage, ob die Baumängel aufgrund von Oberflächlichkeit der Handwerker entstehen, oder aber daraus resultieren, dass zu viele Firmen an einem Objekt beschäftigt sind. Die Frage lässt sich nur schwer pauschal beantworten. Eines ist jedoch bekannt, zurzeit herrscht Baustoffknappheit. Diese Problematik in Kombination mit dem Termindruck, kann schnell zu kleineren Fehlern führen, die sich jedoch über die Zeit zu richtigen Kostenfallen entwickeln können. Es kommt dann auf die Dokumentation und Weitermeldung der Fehler an, um diese rechtzeitig beheben zu können. Allerdings sind viele kleine Zettel mit Notizen keine Lösung, wenn von diesen nur die Hälfte beim zuständigen Leiter ankommt. Und genau hier kommen digitale Lösungen zum Zug.

Die Ascora GmbH schafft beispielsweise mit ihrer exklusiven Software flink2Go hier Abhilfe. Die innovative Software, die als Web- und App-Anwendung zur Verfügung steht, gibt allen Beteiligten in Echtzeit einen Überblick über alle Mängel, Fristen und Bauänderungen. Durch eine einfache und schnelle Erfassung von Mängeln wird die Kommunikation um bis zu 80% effizienter, was im Ergebnis Zeit, Missverständnisse und damit bares Geld spart. Wir haben uns das Ganze einmal genauer angeschaut.

Inhalte der Software

Das Kernstück der Software stellt die Erfassung einzelner Vorgänge zur Bearbeitung der aufgetretenen Mängel dar. Mithilfe der übersichtlichen Bedienoberfläche lassen sich alle projektbezogenen Details bequem erfassen und auch gegebenenfalls wieder anpassen. Die wesentlichen individuellen Informationen eines jeden Bauprojekts sind in den verschiedenen Bauplänen enthalten, die ebenfalls in der Software hinterlegt werden können. Dies erspart die aufwendige Lagerung und den mühsamen Transport der oftmals großen Unterlagen, die jedoch auf den Baustellen weiterhin nicht entbehrlich sind.

Neben den Mitarbeitern des eigenen Bauunternehmens können auch beauftragte Subunternehmen für einzelne Projekte auf die gespeicherten Daten zugreifen, wenn diese jeweils freigeschaltet werden. Zudem ist es möglich, zusätzliche Konfigurationen für die jeweiligen Betriebe zu hinterlegen, um einen optimalen Arbeitsablauf zu schaffen. Hierunter ist unter anderem das 4-Augen-Prinzip zu verstehen, welches dem Subunternehmen keine eigenmächtigen Änderungen erlaubt.

Durch die Zurverfügungstellung aller wesentlichen Informationen eines Bauprojekts entfällt die zusätzliche Information über erkannte Mängel, die in den Bereich der unterstützenden Firmen fallen würden und daher von diesen zu beheben sind.

Von den weiteren nachstehend genannten Vorteilen der Software können somit sowohl das eigene Unternehmen als auch alle Partnerunternehmen profitieren.

Nutzung von Textbausteinen

Die Regelmäßigkeit in Bezug auf die auftretenden Mängel auf Baustellen ermöglicht den Einsatz vorgefertigter Textbausteine, die mit den wesentlichen Informationen vorgefüllt werden können. Neben der Problembeschreibung können damit auch Ortsangaben, Konstruktionen und Fehler definiert werden, die vom zuständigen Mitarbeiter nur noch aus der bestehenden Übersicht ausgewählt werden müssen. Gemäß aktueller Berichte erspart die Nutzung von flink2Go bis zu 80 % der Zeit, die für die reguläre Mängelerfassung notwendig wäre. Ein weiterer Vorteil der Textbausteine liegt in der einheitlichen Dokumentation der Mängel, die besonders bei der Behebung zu weniger Rückfragen und Missverständnissen führt. Die Macher von flink2Go haben zudem an eine fehlende Infrastruktur auf Baustellen gedacht. So verfügt die Software über eine Online- und Offline-Funktionalität. Sollte auf der Baustelle kein Internetempfang vorhanden sein, werden vorgenommene Änderungen synchronisiert, sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist.

Einbindung der gewerksspezifischen Baupläne

Insbesondere die Verortung der Mängel stellt auch heutzutage noch eine große Hürde dar, da es unterschiedliche Möglichkeiten zur Kennzeichnung dieser gibt. Für eine übersichtliche Darstellung ist die Anbringung einzelner Hinweise an den betroffenen Stellen wenig zielführend, weshalb sich gerade bei aufwendigeren Projekten eine Markierung auf dem Grundriss anbietet. Durch die Nutzung der flink2Go-Software stehen alle erforderlichen Baupläne bequem auf allen mobilen Endgeräten oder dem Computer zur Verfügung und erleichtern damit die konkrete Einzeichnung der betroffenen Stellen.

Führung des Bautagebuchs

Neben der Dokumentation von Mängeln dient die Software auch zur Führung eines Bautagebuches, in dem der aktuelle Bautenstand sowie besondere Hinweise detailliert festgehalten werden können. Die eigentliche Protokollierung der Tätigkeiten wird dazu noch durch die Möglichkeit der rechtssicheren Dokumentation von Bauabnahmen für die einzelnen Gewerke ergänzt, welche auch durch die Subunternehmer bei entsprechender Freischaltung ausgeführt werden können.

Diese Kosten kommen auf den Nutzer zu: Preisstaffel

Die Bepreisung der Bereitstellung der flink2Go-Software erfolgt anhand eines Lizenzmodells, sodass für jede einzelne Nutzungslizenz eine feste Gebühr fällig wird. Die Lizenzen enthalten keine Limitierungen, sodass Projekte, Tickets, Subunternehmer und Bautagebücher in unbegrenzter Menge erfasst werden können. Jede Lizenz bietet außerdem den kostenfreien Zugriff auf alle Formvorlagen und die Nutzung über alle gängigen Plattformen.

Der Preis einer einzelnen Lizenz variiert hierbei je nach Anzahl der Gesamtlizenzen. Der aktuelle Preis für eine einzelne Lizenz beim Kauf von insgesamt fünf Lizenzen beträgt 89 Euro pro Monat, wohingegen der Preis sich bei 20 Lizenzen auf 65,50 Euro pro Monat reduziert. Ein Kostenkalkulator zur Berechnung der konkreten anfallenden Kosten lässt sich auf der Webseite von flink2Go finden.